CONDICIONES DE
PARTICIPACIÓN
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTRASPARTICIPACIÓN
Cualquier otro servicio no incluido podrá contratarse directamente a través del departamento de producción, según tarifas que se incluyen en la carpeta de contratación de servicios, que podrá solicitar a los departamentos producción y comercial.
CONDICIONES Y PLAZOS DE PAGO
Una vez aceptado el contrato de participación, el importe total se abonará proporcionalmente en función de los vencimientos establecidos en la hoja de contratación.
Para inscripciones realizadas fuera del territorio español los pagos deberán realizarse mediante transferencia bancaria. El departamento de administración facilitará los números SWIFT e IBAN correspondientes.
PAGOS
Para participar en el Evento es una condición indispensable haber cumplido con las condiciones y plazos de pago de las facturas: alquiler del espacio, modelo stand, complementos y servicios. En el caso de no hacerse en los plazos establecidos, el expositor perderá todos los derechos sobre el espacio reservado y éste quedará a disposición de la organización. La organización no autorizará la participación en la feria ni la ocupación del espacio hasta que no haya recibido el justificante íntegro del pago de las facturas.
ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS
La organización resolverá las solicitudes presentadas según el siguiente orden de criterios:
- Fecha de la solicitud de participación.
- Pago del primer vencimiento.
- Superficie solicitada.
- Sector de actividad.
MODIFICACIONES
La organización se reserva el derecho, por necesidad o fuerza mayor, de modificar la superficie y/o el espacio adjudicado en cualquier momento, sin ningún tipo de indemnización ni compensación para el expositor.
El expositor no puede ceder, subcontratar o compartir el espacio asignado, excepto tras autorización escrita por parte de la organización.
SERVICIOS GENERALES
Vigilancia
La organización se hará cargo de la seguridad general del recinto las 24 horas del día, pero no se hace responsable, en ningún caso, del material y los objetos depositados por los expositores en sus stands. Los expositores tendrán que ocuparse de la vigilancia de su stand y del material expuesto, durante las horas de apertura de la feria y durante el montaje y desmontaje.
El personal de vigilancia de la feria no puede aceptar ningún trabajo o encargo de los expositores. La organización no se hace responsable de las órdenes dadas y aceptadas contrariamente a esta disposición.
El servicio comenzará el miércoles 3 de abril a las 08:00h y acabará el miércoles 10 de abril a las 20:00h.
Limpieza
La organización se encargará de la limpieza general del recinto y de las instalaciones durante la feria (pasillos, zonas comunes, recogida de contenedores, recogida selectiva del cristal...).
La limpieza de cada stand irá a cargo del expositor.
MONTAJE Y DESMONTAJE
HORARIOS DE MONTAJE
Espacios libre construcción
Días 3, 4 y 5 de abril, de 9:00h a 20:00h.
Día 6, de 9:00h a 14:00h.
Stands modulares
Días 4 y 5 de abril, de 9:00h a 20:00h.
Día 6, de 9:00h a 14:00h.
Por motivos de logística y limpieza general del recinto, TODOS los expositores y empresas de montaje deberán abandonar el recinto antes de las 14:00h del sábado 6 de abril.
HORARIOS DE DESMONTAJE
Día 9 de abril, de 20:00h a 22:00h. (únicamente material expuesto). Día 10 de abril, de 9:00h a 19:00h.
La organización comenzará el desmontaje general del stand modular el día 10 a las 09:00h.
Queda terminantemente prohibido iniciar el desmontaje de los stands antes de las 20:00h del día 9 de abril. Todos los stands deberán quedar totalmente desmontados y con los elementos y mercancías retiradas a las 19:00h del 10 de abril.
La organización no permitirá actividades de montaje o desmontaje fuera de los horarios establecidos. En el desmontaje, el expositor está obligado a retirar todos los materiales de construcción, objetos y accesorios de los stands sin excepción, a fin de dejar el espacio de exposición en su estado original.
La organización podrá hacer lo que considere oportuno con los objetos que queden abandonados. En el caso de que se dejen residuos o basura una vez finalizado el período de desmontaje, el expositor responsable deberá abonar a la organización el coste de la retirada y reciclaje de los residuos, que tendrá que liquidar cuando reciba la factura correspondiente.
DISEÑO DE STANDS LIBRE CONSTRUCCIÓN
El expositor tendrá que remitir a la organización un plano del diseño de su stand para su aprobación antes del 4 de marzo de 2024.
La altura máxima permitida del stand es de 4 metros (ver reglamento de participación de los expositores).
Cualquier stand o elemento que supere esta altura deberá ser consultado previamente a la organización para su aprobación.
No se podrán utilizar para uso propio las paredes de los stands adyacentes.
La exhibición de ornamentos decorativos no podrá sobrepasar en ningún caso los límites del stand. En caso de no cumplir la normativa de la feria, la organización se reserva el derecho de rechazar aquellos montajes o materiales que considere impropios, o aquellos productos que puedan significar un peligro para los visitantes o el personal.
ACTIVIDADES DE ANIMACIÓN
Los expositores tendrán que informar a la organización de las actividades programadas, descripciones y horarios antes del 23 de marzo de 2024, así como de animaciones, efectos visuales, sonoros, ruidos y música en su propio stand. Todas estas acciones tendrán que autorizarse desde la organización, la cual se reserva el derecho a limitar, prohibir, restringir o suspender cualquier actividad, si cree que puede interferir en el buen funcionamiento de la feria, sin que el expositor tenga derecho a reclamar ninguna indemnización.
ACCIONES PROMOCIONALES
Queda totalmente prohibida toda acción promocional y publicitaria fuera de los límites del propio stand, sin el consentimiento de la organización.
IMAGEN DE MARCA
La organización tiene derecho a utilizar el nombre del expositor y la imagen de la marca o logo en todos aquellos actos de promoción y comunicación de la feria antes, durante y después del evento.
La organización tendrá derecho a fotografiar y/o filmar las instalaciones, los stands y todos los productos expuestos, y a utilizarlos en cualquiera de sus soportes comunicativos (web, elementos gráficos, publicaciones del evento, vídeos promocionales, etc.).
VENTA DIRECTA Y DEGUSTACIÓN
La organización permite la venta directa y las degustaciones, las cuales se podrán regalar o hacer pagar según el criterio de cada expositor. Aun así, queda totalmente prohibida la venta y el servicio de alcohol a menores de 18 años.
El expositor que decida ofrecer la degustación de cualquier bebida alcohólica debe hacerlo de una manera responsable y siempre en pequeñas dosis.
En caso de que algún stand realice actividades de cocina en directo debe instalar un sistema de extracción de humos, previa aprobación del departamento de producción; sin dicha autorización no podrá realizar la actividad de cocina.
La organización no se hace cargo de reacciones adversas que puedan ser atribuidas a la ingestión, contacto o inhalación de alimentos y bebidas, sus derivados o aditivos.
SEÑALIZACIÓN Y ACCESOS
En todo momento se respetará la ubicación de los elementos de señalización, aparatos contra incendios, alarmas, salidas de emergencia, cajas de luces y pasillos. Queda totalmente prohibido utilizar las salidas de emergencia como entradas y salidas del recinto. Una vez iniciada la feria, las puertas de emergencia sólo podrán ser utilizadas en casos justificados.
RENUNCIAS E INCOMPARECENCIA
El expositor tiene que comunicar a la organización la renuncia de participación en evento con suficiente antelación. La baja o cancelación del stand una vez contratado no da derecho a la devolución del pago efectuado.
Cuando la renuncia se produzca dentro de un plazo inferior o igual a 60 días de la celebración del evento, la organización podrá reclamar el pago total del espacio, aunque este espacio sea ocupado por otro expositor.
La incomparecencia del expositor al evento que no haya sido comunicada a la organización con la debida antelación, podrá ser motivo suficiente para interponer una demanda por daños y perjuicios contra el expositor, sin que pueda reclamar el pago ya efectuado.
CANCELACIÓN / FUERZA MAYOR
La organización se reserva el derecho de modificar las fechas y emplazamiento del evento por causas justificadas o de fuerza mayor. Estas circunstancias no serán motivo suficiente para que los expositores rescindan su contrato ni para exigir ningún tipo de compensación en concepto de daños y perjuicios.
EXCLUSIÓN DEL EVENTO
La organización podrá expulsar a aquellos expositores que incumplan gravemente o de forma repetida las condiciones generales de participación, sin que estos tengan derecho a ninguna reclamación.
SEGUROS
La organización ha contratado un seguro obligatorio de responsabilidad civil y daños materiales. Los expositores interesados en contratar una póliza de seguro por robo, pérdida o daños tendrán que contratarla individualmente con la compañía que deseen.
PROPIEDAD INTELECTUAL
El expositor se hará cargo de los derechos de propiedad intelectual de cualquier tipo que puedan derivarse de la utilización de música, sonido y/o imágenes, tanto de su stand como del material que haya cedido a la organización.
PROTECCIÓN DE DATOS
En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo de Protección de las Personas Físicas, el expositor tiene conocimiento de que sus datos se incorporarán a los ficheros de EVENTO y que serán tratados según indica el Reglamento. En todo momento puede ejercer los derechos contemplados en dicho reglamento enviando un escrito acompañado de una fotocopia del documento de identidad a la dirección postal de EVENT.
ACUERDOS VERBALES Y RECLAMACIONES
Cualquier reclamación dirigida a la organización tendrá que hacerse por escrito, incluidos los días de montaje y desmontaje y los del evento.
OTRAS MEDIDAS
La organización se reserva el derecho de adoptar cualquier medida que mejore el funcionamiento y/o mejore la protección de los derechos de los expositores y los visitantes.
PLIEGO CONTRACTUAL
La firma de la hoja de contratación implica que entienden y aceptan estas normas de participación.
Cualquier aspecto no previsto en estas normas será regulado por la aplicación del reglamento de participación de los expositores.
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